Apa Itu Faktur? Berikut Berbagai Manfaatnya bagi Bisnis

Selain mengetahui trik-trik pemasaran, benting juga bagi kamu untuk memahami istilah-istilah ekonomi saat terjun ke dunia bisnis. Salah satu yang sering ditemui ialah faktur. Apa itu faktur?

Faktur atau invoice adalah daftar terperinci yang berisi catatan produk atau layanan yang kamu berikan kepada pelanggan, jumlah total yang harus dibayar, dan metode pembayaran untuk item atau layanan tersebut.

Faktur juga dapat berfungsi sebagai catatan hukum, jika berisi nama penjual dan klien, deskripsi dan harga produk atau layanan, dan syarat pembayaran.

Sebagai pemilik usaha, kamu dapat mengirim faktur elektronik atau faktur kertas.

Faktur dapat dibayar dalam satu kali pembayaran atau dicicil. Kamu juga dapat menjadwalkan beberapa pembayaran dalam satu faktur.

Baca Juga: Ketahui Manfaat Laporan Keuangan yang Tak Kalah Penting

Perkembangan Faktur dari Zaman Dahulu Hingga Kini

Foto: Pulse-UK.org.uk

Namun, sebelum mengetahui lebih lanjut tentang apa itu faktur, tak ada salahnya bagi kamu untuk melihat perkembangan faktur dari masa ke masa. Berikut di antaranya yang dilansir dari ZohoInvoice:

• Faktur Batu

Faktur dan catatan transaksi dibuat pada tahun 5000 SM di Mesopotamia. Para pedagang biasa mengukir rincian transaksi pada lempengan tanah liat atau batu menggunakan bentuk matematika paling awal.

• Faktur Tulisan Tangan

Faktur kemudian berkembang menjadi faktur tulisan tangan pada kulit binatang, perkamen, atau kertas. Faktur ini berisi sebagian besar elemen faktur modern dan menggunakan tanda tangan atau stempel.

• Faktur Elektronik

Penemuan komputer membawa perubahan besar berikutnya dalam pembuatan faktur. Revolusi ini dipicu oleh keinginan untuk mengurangi biaya tradisional dan tenaga kerja. Faktur menjadi lebih murah, lebih mudah, dan lebih cepat dengan faktur elektronik.

• Faktur Online

Munculnya internet menghasilkan cara yang lebih baik, aman, dan ramah lingkungan untuk berkomunikasi dengan klien.

Faktur online tidak menggunakan kertas karena faktur dikirim melalui email, dan metode pembayaran bisa dilakukan secara online.

• Faktur Seluler

Faktur di dunia modern telah beralih ke seluler. Kini, faktur bisa diatur secara otomatis, sehingga lebih aman dan instan.

Para pemilik usaha pun tetap dapat melakukan penagihan melalui faktur pada pelanggan meski mereka sedang bepergian.

Baca Juga: Apa Itu Point of Sales? Berikut Manfaatnya bagi Bisnis

Fungsi Faktur bagi Bisnis

Foto: deskera.com

Tentu saja, peran faktur dalam bisnis sangatlah penting karena berisi catatan transaksi antara penjual dengan pelanggan. Ini dia fungsi-fungsi faktur bagi bisnis:

1. Bukti Transaksi yang Sah

Faktur merupakan bukti transaksi bisnis antara penjual dengan pelanggannya. Dokumen ini sah di mata hukum, sehingga dapat dijadikan bukti penjualan dalam catatan keuangan usaha.

Dengan faktur, kamu dapat mengetahui kapan suatu barang dijual, siapa yang membelinya, dan siapa yang menjualnya.

2. Informasi Tagihan pada Pelanggan

Melalui faktur yang diterbitkan, pelanggan bisa melihat informasi pembayaran yang harus mereka lakukan. Mulai dari jumlah tagihan, hingga termin pembayaran yang wajib untuk pelanggan lakukan.

3. Laporan Tanda Terima Barang

Faktur juga bisa menjadi laporan tanda terima barang dari penjual kepada pelanggan. Dokumen tersebut pun memuat informasi transaksi yang jelas dan dapat dipertanggungjawabkan di mata hukum.

Baca Juga: 10 Manfaat Promosi untuk Tingkatkan Keuntungan Penjualan, Wajib Tahu!

4. Arsip Keuangan

Karena memuat informasi transaksi antara penjual dengan pelanggan, maka faktur bisa digunakan sebagai arsip keuangan perusahaan.

Dengan faktur, kamu pun bisa mengetahui informasi lengkap terkait penjualan produk atau layanan hingga data pelanggan.

5. Sumber Rujukan

Faktur dapat digunakan penjual untuk sumber rujukan resmi apabila produk atau layanan yang dimuat akan dijual kembali pada pihak lain.

6. Syarat Pengajuan Pajak Usaha

Dengan mencatat dan memelihara semua faktur penjualan, hal tersebut membantu perusahaan dalam melaporkan pendapatannya dan memastikan bahwa mereka telah membayar jumlah pajak yang tepat.

Baca Juga: Etika Bisnis: Pengertian dan Perannya dalam Berwirausaha

7. Analisis Bisnis

Faktur juga dapat digunakan untuk menganalisis bisnis. Melalui faktur, perusahaan dapat mengumpulkan informasi dari pola pembelian pelanggan mereka dan mengidentifikasi tren, produk populer, waktu pembelian puncak, dan lainnya.

Hal ini membantu perusahaan dalam mengembangkan strategi pemasaran yang efektif.

Jenis-Jenis Faktur yang Perlu Diketahui

Foto: ec-orange.jp

Agar kamu lebih paham tentang faktur, berikut jenis-jenis faktur penjualan yang biasa digunakan oleh perusahaan:

• Faktur Standar

Ini merupakan faktur yang paling sederhana dan banyak digunakan oleh berbagai jenis usaha. Faktur standar juga memiliki sifat yang fleksibek, sehingga dapat digunakan pada bermacam-macam transaksi.

Umumnya, faktur standar mencakup informasi berupa tanggal transaksi, informasi pihak penjual, nomor referensi, informasi pihak pembeli, daftar produk atau jasa yang dibeli, harga, informasi pilihan metode pembayaran, dan lain-lain.

• Faktur Proforma

Jenis faktur yang selanjutnya adalah faktur proforma. Faktur ini biasanya diberikan oleh pihak penjual kepada pelanggan sebelum produk atau layanan diberikan. Jadi, faktur proforma dapat menjadi pengingat bagi pelanggan untuk membayar tagihan mereka.

Oleh karena itu, informasi yang tertera pada faktur proforma cenderung berbeda dengan jenis faktur lainnya. Pada faktur ini bisanya berisi catatan sifat produk atau layanan yang diberikan, transportasi, dan lainnya.

• Faktur Komersial Internasional

Sesuai dengan namanya, faktur komersial internasional adalah jenis faktur yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian atau penjualan lintas negara.

Jadi, biasanya digunakan untuk transaksi internasional, seperti barang impor. Selain sebagai bukti transaksi, dokumen ini juga biasanya berisi informasi pajak dari pabean.

Dalam penggunaannya, informasi yang tertera dalam faktur biasanya lebih lengkap. Mulai dari kuantitas pengiriman, volume atau berat, format pengemasan, deskripsi barang, unit dan nilai total, waktu pengiriman yang berlaku, asuransi, biaya tambahan, dan lainnya.

• Faktur Repeating

Faktur repeating atau berulang merupakan jenis faktur yang dibuat otomatis untuk melakukan penagihan secara terjadwal keda pelanggan.

Jenis faktur yang satu ini juga dapat digunakan oleh pemilik usaha untuk melakukan penagihan berdasarkan transaksi pelanggan selama periode tertentu.

• Faktur Otomatis

Ini merupakan jenis faktur yang paling canggih, karena menggunakan perangkat komputer dan jaringan internet.

Sesuai dengan namanya, faktur ini bisa melakukan catatan penjualan atau pembelian dan mengirimkan tagihan pada pelanggan secara otomatis.

Perusahaan hanya perlu menginput data setiap kali ada penjualan, tetapi hal ini harus dilakukan secara teratur.

Untuk catatan atau isi faktur ini biasanya mirip dengan faktur standar yang berisi informasi tentang pembeli, informasi tentang penjual, produk atau layanan.

Baca Juga: Pahami Tugas Admin, Kerja Multitasking yang Lancarkan Bisnis

Cara Membuat Faktur untuk Bisnis

Foto: templates.office.com

Setelah memahami apa itu faktur beserta fungsinya, kamu pun perlu membuat faktur untuk mendukung proses usahamu.

Biasanya, faktur bisa dibuat dengan menggunakan template profesional. Kamu pun bisa memilih jenis faktur berdasarkan kebutuhan bisnis yang kamu jalani.

Namun, faktur yang baik dan sah secara hukum harus berisi semua informasi yang dibutuhkan pelanggan untuk melakukan pembayaran.

Jadi, dalam pembuatan faktur, setidaknya kamu menyantumkan informasi, seperti:

1. Berisi judul atau keterangan “Faktur/Invoice” dan logo bisnismu.
2. Nomor faktur.
3. Tanggal produk/layanan diberikan.
4. Tanggal pengiriman faktur.
5. Kontak dan nama penjual.
6. Nama dan kontak pelanggan.
7. Syarat dan ketentuan.
8. Biaya per unit produk.
9. Tarif pajak.
10. Jumlah total dengan mata uang.
11. Tanda tangan kedua belah pihak yang bertransaksi.
12. Catatan pribadi.

Itulah informasi seputar apa itu faktur bagi bisnis yang perlu kamu pahami. Sudahkah kamu menerapkannya dalam bisnis?