Apa Itu Stock Opname dan Bagaimana Cara Melakukannya?

Apa itu stock opname? Sederhananya, stock opname adalah proses menghitung sisa produk di gudangmu. Sebagai penjual yang mengelola sendiri stok produk, stock opname sangat penting untuk kamu lakukan.

Kalau kamu tidak memperbarui stok yang tertera di toko online-mu, calon pembeli bisa salah paham dan batal transaksi. Misalnya, produkmu sudah habis, tetapi masih tertera tersedia.

Sebaliknya, produkmu sudah distok ulang, tetapi masih tertera sold out di toko online-mu. Tentu pembeli akan segera beralih ke toko lain untuk mencari produk serupa.

Kasus lain, kamu tiba-tiba mengalami pengurangan drastis jumlah stok barangmu atau banyak yang mengalami kerusakan, padahal tidak terjadi banyak transaksi.

Nah, kejadian seperti ini bisa dihindari jika kamu melakukan stock opname. Jadi, apa itu stock opname dan fungsinya? Simak baik-baik artikel ini!

Apa Itu Stock Opname?

Stock opname adalah proses menghitung, mengecek, dan mencatat kondisi stok yang kamu miliki. Sangat penting bagimu untuk mengetahui jumlah dan kondisi terkini stok produk yang kamu miliki.

Cara melakukan stock opname bervariasi, tergantung pada sistem kerja bisnis itu sendiri. Yang jelas, ketika melakukan stock opname, kita menghitung persediaan barang secara langsung di gudang atau tempat penyimpanan. Hasil penghitungan kemudian dicatat.

Cara untuk melakukan pencatatan bisa sesederhana menulisnya di kertas, menginputnya ke Excel, atau melalui perangkat lunak khusus untuk manajemen stok barang. Bisnis-bisnis besar cenderung sudah memiliki sistem digital untuk memanajemen stok barang.

Keuntungan menggunakan perangkat lunak untuk melakukan stock opname adalah kamu bisa mendapat hasil pencatatan yang cepat dan tersistematisasi.

Selain itu, kamu juga dapat meningkatkan margin profit bisnismu, karena bisa memonitor tingkat profit atau kerugian dengan cepat. Performa gudang atau tempat penyimpanan barang juga bisa dinilai dengan perangkat lunak.

Menggunakan perangkat lunak untuk stock opname dapat membantumu mengidentifikasi masalah dalam rantai pasok produkmu. Selain itu, kamu juga akan lebih mudah dalam mengecek barang, apalagi kalau kamu menerima barang lebih dari satu pemasok.

Baca juga: 5 Tips Untuk Mengatur dan Mengoptimalkan Stok Barang

Fungsi dan Tujuan Stock Opname

Fungsi dan tujuan dari stock opname ialah membantu kamu untuk melacak secara akurat stok fisik yang kamu miliki, apa yang sudah terjual, dan apa yang belum.

Intinya, kamu mengecek apakah ada perbedaan jumlah dari dalam catatan stokmu dengan stok yang memang benar-benar ada di gudang atau tempat penyimpanan.

Stock opname juga membantu kamu untuk mempertimbangkan produk apa saja yang perlu kamu punya stoknya dan membandingkannya dengan existing stok yang ada.

Selain itu, stok opname membantu kamu mengawasi apakah ada pencurian dan penyusutan barang.

Terkait ketersediaan stok, terkadang masalahnya bukan pada tepat atau tidaknya penghitunganmu. Bisa jadi gudang atau tempat penyimpanan stokmu mengalami kerusakan, sehingga membuat stok barangmu ikut rusak.

Misalnya, ada kebocoran atap, sehingga membuat stok produkmu jadi lembap atau rusak. Dengan melakukan stock opname, kamu sekaligus bisa memantau kondisi gudang.

Dari melihat fungsi dan tujuannya, manfaat stock opname bagi bisnismu jadi terlihat jelas. Kamu bisa secara teratur memantau dan meningkatkan laba, mengurangi kerugian, dan mengurangi pemborosan.

Dengan cara tradisional, laporan hasil stock opname biasanya baru didapatkan beberapa hari setelah dilangsungkannya kegiatan tersebut. Dengan digitalisasi, kamu bisa mendapatkan laporan hasil stock opname pada hari yang sama, bahkan mendapat laporan real time.

Baca juga: Terapkan Ide Kreatif, Untuk Memasaran Produkmu Lewat Media Sosial

Cara Melakukan Stock Opname

Setelah tahu apa itu stock opname dan bagaimana fungsinya bagi bisnismu, kamu harus tahu pula bagaimana cara melakukan stock opname. Berikut sejumlah tips bagaimana sebaiknya kamu melakukan stock opname:

1. Tentukan Seberapa Sering Kamu Melakukan Stock Opname

Proses stock opname memang melelahkan dan memakan waktu. Kamu harus mendedikasikan waktu untuk melakukan proses tersebut, agar kamu tidak terburu-buru dan tidak melakukan kesalahan dalam pengecekan.

Maka dari itu, kamu harus tentukan seberapa sering kamu melakukan stock opname. Jika hendak melakukannya secara berkala, tentukan dengan kebutuhan bisnis dan karakteristik produkmu.

Misalnya, produkmu tidak mudah rusak, sehingga kamu bisa melakukan stock opname setiap beberapa bulan sekali.

Kamu juga dapat melakukan stock opname secara terus-menerus. Misalkan kamu punya stok sejumlah produk berbeda dengan karakteristik yang berbeda pula.

Berarti, ada stok yang perlu kamu cek setiap minggu, ada yang bisa sebulan sekali, dan seterusnya.

2. Simpan Baik-Baik Catatan Stock Opname

Entah itu kamu mau menyimpan data hasil stock opname dalam bentuk kertas atau digital, rekamlah baik-baik hasil hitungan barumu. Pastikan pula urutan catatan stock opname-mu benar.

Pertama, hitung terlebih dahulu apa yang ada di tempat penyimpanan atau gudang. Kedua, perhatikan apakah kondisi dan letaknya sesuai dengan catatan sebelumnya.

3. Atur Stok Terlebih Dahulu sebelum Stock Opname

Pastikan kamu sudah memisahkan stok yang sudah terjual, tetapi belum dikirim atau diambil oleh pembeli. Kamu juga harus menghentikan sementara proses pembelian dan penjualan.

Jika tidak, kamu cenderung melakukan kesalahan ketika mencoba menghitung stok yang masih berpindah.

Kamu pun harus mengategorikan stok yang ada. Pastikan area stock opname-mu jelas dan bersih untuk meminimalkan risiko kesalahan.

Dengan kategori yang jelas, itu akan memudahkanmu untuk melakukan penghitungan dan penyortiran stok barang.

4. Lakukan Manajemen SDM yang Baik

Jika kamu memiliki tim yang siap membantumu melakukan stock opname, pastikan mereka mengikuti SOP (standar operasional prosedur) yang sudah kamu buat.

Kamu bisa menunjuk orang yang berbeda untuk melakukan stock opname pada kategori yang berbeda pula.

Kamu juga harus meminimalkan gangguan. Pastikan orang yang melakukan stock opname tidak melakukan kebiasaan yang bisa merusak produkmu.

Misalnya, kamu memiliki stok berupa kain. Buatlah aturan agar karyawanmu tidak merokok, minum, atau makan di dalam gudang.

Stock opname merupakan pekerjaan yang membutuhkan konsentrasi tinggi. Jadi, pastikan karyawanmu memiliki waktu istirahat yang cukup di sela-sela kegiatan, agar tidak kelelahan.

5. Jangan Menebak-nebak

Stock opname yang akurat membutuhkan penghitungan metodis. Jadi, jangan gunakan hitungan kasar, apalagi menebak-nebak sisa stok.

Tandai stok yang sudah kamu hitung untuk menghindari penghitungan duplikat. Kamu dapat menyederhanakan proses stock opname dengan menggunakan kategori yang logis.

Pastikan pula setiap barang yang sudah terjual, sudah dipindahkan dari area yang akan dihitung.

Ingatlah untuk menghitung stok di rak terlebih dahulu sebelum membandingkannya dengan catatan stock opname terdahulu.

6. Validasi Stock Opname

Setelah penghitunganmu selesai, kamu perlu memvalidasi stock opname yang sudah kamu lakukan. Bandingkan hasil penghitungan dengan catatan stock opname sebelumnya.

Jika ada ketidakkonsistenan di dalam catatanmu, berarti harus diperiksa ulang. Pasalnya, perbedaan angka merupakan masalah serius dalam stock opname.

Apakah ada salah penempatan barang, ada masalah dengan pemasok, atau ada masalah dengan sistem kontrol stok secara umum? Ini yang harus kamu cek ulang.

7. Perbarui Catatan Stock Opname

Terakhir, kamu perlu memperbarui catatan stok dengan hasil penghitungan terakhirmu.

Jika kamu menggunakan perangkat lunak atau sistem digital untuk melacak stok, proses pembaruan catatan semestinya jadi lebih mudah.

Jika kamu masih menggunakan sistem berbasis kertas, mungkin kamu bisa mempertimbangkan untuk pindah ke sistem digital.

Demikian penjelasan mengenai apa itu stock opname, fungsinya, dan bagaimana cara melakukannya. Semoga bermanfaat!